Wat is een creditnota en wanneer gebruik je die

Een creditnota is een document dat een bedrijf maakt als een eerdere factuur moet worden aangepast. Het bedrag op de creditnota wordt afgetrokken van het bedrag op de factuur. Dit gebeurt bijvoorbeeld als er een fout is gemaakt of als een klant iets terugstuurt. De creditnota is dus het tegenovergestelde van een factuur.

Waarom een creditnota nodig is

Soms klopt een factuur niet. Het bedrag is te hoog of een product is niet geleverd. Ook kan het gebeuren dat een klant iets terugstuurt. In dat geval moet het geld worden terugbetaald of verrekend. Een creditnota zorgt ervoor dat de administratie weer klopt. Het laat zien dat het bedrag op de originele factuur wordt verminderd.

Wat er op een creditnota moet staan

Een creditnota lijkt op een gewone factuur. Er staan dezelfde gegevens op: de naam van het bedrijf, het adres, het btw-nummer, en de gegevens van de klant. Ook moet duidelijk zijn welke factuur wordt rechtgezet. Daarom staat het factuurnummer van de originele factuur er meestal bij. Het bedrag op de creditnota is negatief of wordt duidelijk aangeduid als een aftrek. Zo zie je meteen dat het gaat om een vermindering.

Voorbeelden van gebruik

Een klant bestelt tien stoelen, maar er worden er maar acht geleverd. De klant betaalt voor tien, maar krijgt er minder. Het bedrijf maakt dan een creditnota voor de twee stoelen die niet zijn geleverd. Ook bij een retourzending wordt vaak een creditnota gemaakt. Als een product wordt teruggestuurd, moet het bedrag worden verrekend of terugbetaald. De creditnota helpt om dat netjes te regelen.

Verschil met een factuur

Een factuur zorgt ervoor dat een klant moet betalen. Een creditnota zorgt ervoor dat een klant geld terugkrijgt of minder moet betalen. Beide documenten zijn nodig voor een correcte boekhouding. Bedrijven moeten creditnota’s net zo bewaren als gewone facturen. Zo is altijd duidelijk wat er is aangepast.

Wat de klant met een creditnota doet

Als klant krijg je een creditnota als je te veel hebt betaald of als er iets is veranderd in je bestelling. Je krijgt dan geld terug of je betaalt minder bij een volgende aankoop. Soms wordt het bedrag teruggestort, soms blijft het als tegoed staan. Dat hangt af van het bedrijf en van wat je samen hebt afgesproken.

Hoe het werkt bij btw

Op een creditnota staat ook btw, net als op een factuur. Als een bedrag wordt teruggedraaid, moet de btw ook worden aangepast. De creditnota laat zien hoeveel btw er wordt verminderd. Dit is belangrijk voor de btw-aangifte van het bedrijf. De belastingdienst wil weten hoeveel btw is ontvangen of terugbetaald. Daarom moet een creditnota netjes worden opgenomen in de boekhouding.

Waarom duidelijke administratie belangrijk is

Een creditnota maakt een fout of wijziging in de boekhouding duidelijk. Zonder creditnota zou het lijken alsof het volledige bedrag is betaald en geleverd. Dat klopt dan niet. Door de creditnota weet iedereen precies wat er is aangepast. Dat is belangrijk voor het bedrijf, de klant én de belastingdienst. Zo blijft de administratie helder en eerlijk.